Ungewisse Zukunft

Die Datenschutz-Grundverordnung lässt die Personalberaterbranche nicht los. Viele Headhunter sind mit den Auflagen überfordert. Ihr Geschäft droht aus den Fugen zu geraten. 

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Ob im täglichen Kontakt mit Kandidaten und Auftraggebern oder auf einschlägigen Events: Wohin man auch schaut – die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lässt die Headhunter einfach nicht los. Gut unterrichteten Kreisen zufolge, ist die derzeit zu beobachtende Nervosität keineswegs ein vorübergehendes Phänomen. Denn sollte die für das Jahr 2020 anstehende E-Privacy-Verordnung wie geplant umgesetzt werden, steht die Personalberatung vor einer Zäsur.

Tatsächlich haben sich die Gewichte bereits deutlich verschoben. Die seit dem 25. Mai 2018 für alle EU Mitgliedsstaaten geltenden gesetzlichen Regelungen sind ein klarer Ausdruck des europäischen Wertekanons. Bürger werden nicht allein vor Missbrauch ihrer Daten und vor ungewollter Vorratsspeicherung geschützt. Gestärkt wird auch ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung. So erwarten Bewerber einen sensiblen Umgang mit ihren Daten und können nunmehr die Sicherstellung ihrer Datenhoheit einfordern. Deshalb müsse Vertrauen systemisch abgesichert werden, verteidigen Datenschützer die DSGVO.

Wer auf der anderen Seite Geld verdient mit Daten, die tiefen Einblick in den beruflichen Entwicklungs- und Wirkungskreis von Personen erlauben und auch Hinweise auf private Vorlieben eröffnen, muss nun strengste Vorgaben beachten. Ist wie in der Personalberatung der Zugriff auf persönliche Daten und deren Verwendung und Speicherung von elementarer Bedeutung, sind Investitionen in einen entsprechenden Datenschutz überfällig. Ob die Mehrheit der Headhunter auf diesen Kurs eingeschwenkt ist, darf jedoch bezweifelt werden.

Für die Frage, wie persönliche Daten zu behandeln sind, gab es schon immer rechtliche Vorgaben, die etwa im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) niedergelegt sind. Sie wurden nun in Gestalt der DSGVO „etwas verschärft“, wie es Karl-Josef Mondorf, Managing Partner der Intersearch Executive Consultants, Hamburg, und Vorsitzender des Fachverbandes Personalberatung im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU), vorsichtig formuliert. Der Verband nehme deshalb jede Gelegenheit wahr, um aufzuklären und Orientierung zu vermitteln. „Für Klarheit wird letztlich erst die Gerichtsbarkeit sorgen“, erwartet Mondorf. Tatsächlich gibt es noch kein einziges Präzedenzurteil.

Ein Knackpunkt der neuerlichen Regulierung ist die Beweislastumkehr. Demzufolge muss der Headhunter nun lückenlos nachweisen, sich im Sinne der gesetzlichen Vorgaben „compliant“, also rechtskonform verhalten zu haben. Dies setzt zunächst einen stattlichen Informationsaufwand voraus. Folglich müssen Personalberater in ihren ABGs, den Datenschutzerklärungen auf der Homepage sowie in den Kandidatenverträgen nicht nur den Verarbeitungszweck der personenbezogenen Daten erläutern. Von ihnen wird auch verlangt, auf zentrale Rechtsgrundlagen hinzuweisen.

RECHTE DER POTENZIELLEN KANDIDATEN

Verständlich sollte für potenzielle Kandidaten sein, welche Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte ihnen hinsichtlich der gespeicherten personenbezogenen Daten zustehen. Dazu zählt neben dem Widerrufsrecht auch  das Recht, die gezielte Verarbeitung solcher Daten einzuschränken. Letztlich muss der Personalberater die zur Wahrung des Beschwerderechts zuständige Landesaufsichtsbehörde angeben. Und beschäftigt eine Personalberatung mehr als 20 Personen die regelmäßig solch heikle Daten unter Einsatz entsprechender Systeme verarbeiten, ist sie auch verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Die DSGVO schreibt vor, dass diese Person der zuständigen Aufsichtsbehörde bekannt gemacht werden muss.

Um sich vor etwaigem Ärger mit Kandidaten zu schützen, die selbstbewusst von ihrem stattlichen Rechtsanspruch Gebrauch machen könnten, sind Personalberater gut beraten, präventiv zu agieren. Dazu sehen sich auch ihre angestammten Kooperationspartner wie Kerstin Neureuter veranlasst. Die erfahrene „Identerin“, die im Auftrag von Personalberatern jene Kandidaten sucht und kurz anspricht, die sich nach Datenlage für ein definiertes Kandidatenprofil eignen, hat deshalb auf ihrer Website spezielle Vorkehrungen getroffen. „Früher schickten mir Kandidaten ihre Lebensläufe per E-Mail. Die schicke ich heute umgehend mit der freundlichen Bitte zurück, die Dokumente stattdessen auf meiner Homepage hochzuladen“, beschreibt die in Berg am Starnberger See tätige HR-Expertin, was sich konkret für ihre Dienstleistung geändert hat.

Ausführlich erläutert sie auf ihrer Website, welche Rechte Kandidaten nun zustehen. Nur wenige Klicks genügen, um einen Lebenslauf schnell hochzuladen. „Um sich damit einverstanden zu erklären, dass ihre Daten temporär gespeichert werden“, erklärt Neureuter, „brauchen Kandidaten in dem Online-Formular nur ein Häkchen zu setzen.“ Zwar würden noch immer Lebensläufe in ihrem E-Mail-Postfach eingehen, beschreibt Neureuter, wie sich umworbene Fach- und Führungskräfte ihrerseits mit den neuen Bedingungen schwertun. Jedoch mehrten sich die Fälle, dass sie in Kenntnis ihres Rechtsanspruchs selbst Initiative ergreifen. „Sie bitten darum, dass ich ihre Daten lösche, weil sie sich zum Beispiel für eine andere Stelle entschieden haben.“ Umgehend erhielten sie in solchen Fällen eine schriftliche Bestätigung über den Löschvorgang, die auch der Personalberatung zugehe, in deren Auftrag Neureuter agiert.

DIE TÜCKEN LIEGEN ANDERSWO

Bis hierhin scheint sich alles im Sinne der Vorgaben zu fügen. Alles nur halb so schlimm? Keineswegs, denn die Tücken des DSGVO liegen anderswo, vor allem in den Datenbanken, dem Herzstück des Geschäfts jeder Personalberatung. Mit etlichen Informationen zu einzelnen Kandidaten angereicherte Kontakte sind seit jeher das wertvollste Kapital des Headhunters. Während sich für Neureuter die Einrichtung und Pflege einer Datenbank nicht lohnt, zumal sie nach eigenen Angaben lediglich projektbezogen Personal sucht und kein Ident-Auftrag dem anderen gleiche, ist der Betrieb von Datenbanken für Personalberater ein unverzichtbares Instrument ihrer Geschäftstätigkeit – und damit auch eine juristische Achillesferse.

Lebensläufe, Zeugnisse und wichtige Details über einzelne Personen dürfen nicht mehr gegen ihre ausdrückliche Erlaubnis gespeichert werden, erklärt Jürgen Seifert. Der einstige Personalchef der von Federal Express übernommenen TNT Express GmbH mit Sitz in Troisdorf sucht inzwischen Fach- und Führungskräfte im Auftrag von Unternehmen. „Das ist nicht anders als beim Arzt. Auch er muss ein solches Einverständnis seiner Patienten einholen.“

Gerade für die unzähligen „Einzelkämpfer“ der Branche ist der Aufwand „sehr hoch“, wie Verbandschef Mondorf bestätigt. Demnach müssen sie viel Zeit investieren, um in der Vergangenheit gespeicherte Personen zu kontaktieren, über die veränderte Rechtslage aufzuklären und sie zur schriftlich erteilten Erlaubnis zu veranlassen, die Daten weiter speichern zu dürfen. Insider empfehlen daher, jene Datensätze zu löschen, die schon lange in den Datenbanken schlummern. Auch Datensätze von Personen, die auf die Kontaktaufnahme des Personalberaters überhaupt nicht reagieren.

Headhunter Seifert rät deshalb dazu, sich spezieller Branchenlösungen zu bedienen. Gemäß DSVGO seien sie für die Speicherung und Weiterverarbeitung von Daten angepasst worden. „Sie gestalten alle Prozessschritte der Personalberatung rechtssicher.“ Dazu zählen neben der Einholung von Einwilligungserklärungen und der Dokumentation auch die Fristen- und Statusüberwachung sowie die fallbezogene Datenlöschung.

Der rechtssichere Umgang mit personenbezogenen Daten beschränkt sich jedoch nicht allein auf die Speicherung in Datenbanken. Fallstricke lauern auch in der Weiterleitung an die Auftraggeber von Headhuntern. „Die erfolgreiche Besetzung von Vakanzen ist ein arbeitsteiliges Geschäft“, betont Personalberater Mondorf. Auch Auftraggeber sind von der DSGVO betroffen und müssen sich ihrerseits absichern. Bisher interessierte niemanden, in welche Kanäle persönliche Daten von Kandidaten vorstoßen, sobald sie vom Personalberater an seinen Kunden weitergeben werden. Wem sie neben den offiziell beteiligten Personen aus HR, Fachabteilung oder Geschäftsführung zusätzlich vorliegen und ob sie sogar in Systemen jenseits des Radars abgespeichert werden, ist in Unternehmen oft völlig unbekannt.

AUFWENDIGE TRANSPARENZ

Man kann sich leicht ausmalen, wie aufwendig es ist, für Transparenz zu sorgen und eine rechtssichere Datenbearbeitung zu gewährleisten. Dass Unternehmen das tatsächlich praktizieren, glaubt Seifert kaum. Zwar bediene sich ein beträcht – licher Teil der Wirtschaft bewährter automatischer, rechtssicherer Systeme. Doch viele Firmen favorisierten nach wie vor papiergestützte und damit erheblich aufwendigere Prozesse. Zudem sei der Wissenstand zur DSGVO sehr heterogen ausgeprägt. „Ich würde nicht ausschließen, dass einige Unternehmen noch  gar nichtsunternommen haben“, sagt Seifert.

Um rechtskonform zu agieren, empfiehlt Personalberater Mondorf dringend, den Kreis der Personen, die über die Besetzung von Vakanzen beraten und entscheiden, „so klein wie möglich“ zu halten. Hinzu kommt, was Mondorf zufolge Entscheidern womöglich nicht ganz klar ist: Dass die Daten zwingend zu löschen sind, sobald der jeweilige Suchprozess abgeschlossen und damit auch sein Zweck entfallen ist. Das gilt im Übrigen auch für Recruiter, die sich zunehmend jener Suchmethoden bedienen, die vormals erfahrenen Headhuntern vorbehalten waren. Auch ihren Aktionsradius schränkt die DSGVO drastisch ein. Rechtlich nicht mehr vertretbar ist, Kandidaten in sozialen Netzwerken wie Facebook anzusprechen. Von Background Checks sollten Recruiter ebenfalls absehen.

Ferner warnen Juristen vor den Fallstricken der inzwischen weit verbreiteten Praxis von Mitarbeiterempfehlungen. In Aussicht einer vom Arbeitgeber ausgelobten Prämie schicken Beschäftigte den Lebenslauf eines Bekannten zusammen mit einer persönlichen Empfehlung an die Personalabteilung. Zwar sind derlei Informationen wertvoll für Recruiter. Freilich bergen sie ein großes Risiko, solange die empfohlenen Kandidaten nicht explizit der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen.

KEINE ABMAHNWELLE IN SICHT

Welche Zwischenbilanz kann man nach Inkrafttreten der DSGVO ziehen? Trotz Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes scheinen Unternehmen und Personalberater ziemlich entspannt mit der neuen Rechtslage umzugehen. Nach Kenntnis der zuständigen Landesbehörden bewegen sich die bisher angestoßenen Verfahren in kaum nennenswerter Höhe. „Inzwischen hat sich die Aufregung gelegt“, beruhigt Verbandschef Mondorf die Gemüter. „Auch von den befürchteten Abmahnwellen fehlt jede Spur.“

Womöglich zeigt sich in Kürze ein gänzlich anderes Bild, wenn Personalberater und ihre Auftraggeber zusätzlich mit der E-Privacy-Verordnung konfrontiert werden. Tritt sie wie geplant 2020 in Kraft, was angesichts der laufenden Beratungen auf europäischer Ebene noch offen ist, wird sie die Direktansprache von Kandidaten deutlich erschweren oder sogar unterbinden. Bewährte Instrumente der Personalsuche und Kandidatenansprache würden im schlimmsten Fall obsolet. Personalberater Seifert appelliert deshalb an die zuständigen Gremien zu verstehen, dass angesichts des Fachkräftemangels auf den Personalberater nicht verzichtet werden könne. Schon heute seien einzelne Kandidatenmärkte in bestimmten Regionen leergefegt. „Nimmt man den Personalberater aus dem Spiel, finden Unternehmen womöglich niemanden mehr“, gibt sich Seifert nachdenklich. Sollte das Schlimmste aber nicht zu verhindern sein, empfiehlt Seifert der Branche eine scharfe Kurskorrektur. Danach übernehmen Personalberater künftig nicht mehr die Suche, sondern lediglich die Auswahl von Kandidaten. Oder sie beraten Unternehmen vor der Suche in der Profilerstellung, „was heute weniger im Fokus steht“. Dass sich die Branche darauf einlassen wird, glaubt Seifert jedoch nicht. Beraube man den Personalberater des Kerns seines Geschäfts, schließlich werde er ja eigens für die Suche engagiert, „muss er eigentlich resignieren“.

AUTOR: Winfried Gertz, freier Journalist, München

 

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